Assistante Administrative

·       Accueillir et orienter les visiteurs, clients et partenaires

·       Réceptionner, traiter et classer le courrier (entrant et sortant)

·       Rédiger les courriers, notes de service, rapports et comptes rendus

·       Assurer l’archivage physique et numérique des documents

·       Tenir à jour les dossiers du personnel et des clients

2.     Gestion du personnel (en appui aux RH)

·       Suivre les contrats, permissions, absences et congés

·       Gérer les plannings administratifs des agents

3.     Gestion commerciale et relation clients

·       Recevoir les demandes des clients

·       Préparer les devis et les contrats de prestation

·       Suivre les factures, paiements et relances

·       Mettre à jour la base de données clients

·       Participer aux réunions avec les clients si nécessaire

Activités principales

1. Tâches administratives générales

·        Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques

·        Enregistrer, trier et classer les documents

·        Rédiger les courriers, notes, rapports et procès-verbaux

·        Gérer le courrier entrant et sortant

·        Mettre à jour les registres administratifs

2. Suivi administratif du personnel de sécurité

·        Constituer et mettre à jour les dossiers des agents

·        Enregistrer les contrats de travail

·        Gérer les attestations de travail et certificats administratifs

4. Tâches commerciales et financières

·        Préparer les devis et contrats de prestation

·        Émettre et suivre les factures

·       Effectuer les relances clients

·       Mettre à jour la base de données clients

Compétences requises

·       Rédaction de courriers professionnels

·       Gestion du courrier entrant et sortant

·       Tenue des registres et dossiers administratifs

·       Préparation des documents officiels

·       Suivi des procédures administratives

·       Excellente organisation du travail

·       Gestion des priorités et des délais

·       Planification des activités administratives

·       Gestion des rendez-vous et agendas

·       Capacité à travailler sous pression

·        Maîtrise de Microsoft Word

·        Bonne pratique de Microsoft Excel

·        Utilisation de PowerPoint

·        Gestion des emails professionnels

·        Archivage numérique

·        Utilisation d’Internet et des outils collaboratifs

·        Très bonne communication écrite et orale

·        Accueil physique et téléphonique professionnel

·       Capacité à transmettre clairement les informations

·       Sens du contact et courtoisie

·       Gestion des réclamations simples