Assistante de direction

Gestion administrative de la direction

·        Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction

·        Gérer l’agenda du Directeur (rendez-vous, déplacements, réunions)

·        Rédiger, traiter et classer les courriers, mails et documents administratifs

·        Préparer les dossiers de réunions et rédiger les comptes rendus

·        Assurer l’archivage physique et numérique des documents confidentiels

 Relations avec les partenaires

·        Assurer les relations avec les clients, fournisseurs et autorités

·        Planifier les visites de sites et audits

·        Organiser les déplacements professionnels de la direction

Respect de la confidentialité et de la conformité

·        Garantir la confidentialité des informations sensibles

·        Veiller au respect des procédures internes

·        S’assurer de la conformité administrative de la société

·        Appliquer les règles de sécurité des données

Activités principales

 Gestion administrative quotidienne

·        Gérer l’agenda du Directeur

·        Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements

·        Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques

·        Trier, rédiger et transmettre les courriers et e-mails

·        Classer, archiver et sécuriser les documents

·        Préparer les dossiers administratifs

·        Rédiger les notes, comptes rendus et rapports

Organisation et planification

·        Planifier les réunions internes et externes

·        Préparer les ordres du jour

·        Assurer le suivi des décisions prises en réunion

·        Organiser les voyages et missions professionnelles

·        Gérer les priorités et les urgences

Appui à la gestion du personnel

·        Préparer les dossiers du personnel

·        Suivre les présences, absences et congés

·        Aider à la préparation de la paie

·        Rédiger les convocations et attestations

·        Participer au recrutement (tri de CV, convocations)

Communication interne et externe

·        Assurer la liaison entre la direction et les différents services

·        Transmettre les informations et consignes

·        Rédiger des notes internes

·        Gérer les relations avec les partenaires et fournisseurs

·        Organiser l’accueil des partenaires

Confidentialité et conformité

·        Garantir la confidentialité des informations

·        Respecter les procédures internes

·        Gérer les documents sensibles

·        Appliquer les règles de déontologie

·        Avoir 4 ans d’expérience minimum.

Compétences requises

Compétences organisationnelles

·        Excellente gestion du temps et des priorités

·        Capacité à travailler sous pression

·        Sens élevé de l’organisation

·        Capacité de planification et d’anticipation

·        Rigueur et méthode

Compétences en communication

·        Excellente communication orale et écrite

·        Capacité à transmettre des consignes claires

·        Discrétion et diplomatie

·        Sens de l’accueil et du service

·        Capacité à gérer les situations sensibles

Compétences informatiques

·        Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint

·        Utilisation des logiciels de gestion RH et administrative

·        Bonne maîtrise de la messagerie professionnelle

·        Gestion de bases de données

·        Classement et archivage numérique

Bonne maitrise en Anglais